Glosario de compras: explicación de los términos clave

La gestion des fournisseurs nécessite une excellente communication, une technologie appropriée et des évaluations régulières des risques afin d’établir des relations profitables à long terme.

La racionalización de la base de proveedores, o racionalización de proveedores, es la práctica de reducir el número de proveedores activos para racionalizar el gasto de una organización. Lo ideal es que la reducción intencionada de una base de proveedores permita a la organización dedicar más tiempo y centrarse en la creación de valor a partir de las relaciones con los proveedores existentes.

La reducción del panel de proveedores, o racionalización de proveedores, es la práctica de reducir el número de proveedores activos para racionalizar el gasto de una organización. Lo ideal es que la reducción intencionada de una base de proveedores permita a la organización dedicar más tiempo y centrarse en la creación de valor a partir de las relaciones con los proveedores existentes.

El inventario gestionado por el proveedor es un proceso en el que el proveedor de un producto asume la responsabilidad de mantener el inventario de ese producto para el comprador. El objetivo del inventario gestionado por el proveedor es crear una relación mutuamente beneficiosa en la que tanto el comprador como el proveedor puedan racionalizar la disponibilidad de mercancías.

El CTP (Coste Total de Propiedad) del proveedor es un análisis que tiene en cuenta todos los costes asociados a la compra, propiedad y uso del producto o servicio de un proveedor a lo largo de toda su vida útil, incluidos los costes iniciales, de funcionamiento, de mantenimiento y de fin de vida útil.

El análisis del panel de proveedores es el proceso de revisión y evaluación de los proveedores actuales para determinar su rendimiento, fiabilidad y cumplimiento de los requisitos empresariales, así como para identificar oportunidades de mejora o racionalización.

Los riesgos de la cadena de suministro se presentan de muchas formas: catástrofes naturales, piratas informáticos, huelgas, pandemias e incluso el cambio climático. Es prácticamente imposible eliminar todos los riesgos de su cadena de suministro. Pero la gestión de riesgos de la cadena de suministro ofrece una forma de determinar qué riesgos son los más prioritarios y cuáles puede tolerar su empresa.

Un pedido abierto es una forma sencilla de realizar pedidos que requieren múltiples pagos a lo largo de un periodo de tiempo. Los pedidos abiertos son contratos a largo plazo con proveedores específicos que ayudan a un comprador a pedir los mismos bienes o servicios a intervalos regulares.

Gartner define la Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM) como «las aplicaciones utilizadas para gestionar los contratos desde su inicio hasta su gestión continua y eventual renovación o rescisión». En términos sencillos, CLM es el proceso y las herramientas utilizadas para preparar, firmar, registrar y ejecutar sus acuerdos comerciales.

El proceso de compra a pago, a veces abreviado como P2P, es la integración de las herramientas de compra y cuentas a pagar para ser más eficientes. Procure-to-pay es un subconjunto del proceso general de compras.

El proceso de solicitud de pedido a pago abarca el proceso de compra a pago (P2P), que comienza con la creación de una solicitud de pedido. Una solicitud es un documento formal que se utiliza para comprar algo que su empresa necesita.

La contratación electrónica consiste en la compra de suministros, obras y servicios a través de Internet y otros sistemas de información y redes digitales, como el intercambio electrónico de datos y la planificación de recursos empresariales. Esta forma de compra puede realizarse de empresa a empresa, de empresa a consumidor o de empresa a administración.

La compra inteligente hace referencia al uso de la tecnología para hacer más eficientes los procesos de compra manuales y laboriosos. Las herramientas de compra inteligente pueden utilizar el aprendizaje automático, la inteligencia artificial, el Internet de las Cosas (IoT) y el análisis avanzado de datos para que las compras sean más sencillas, precisas y ágiles.

Sourcing to pay, comúnmente abreviado como S2P, es una parte del proceso de compra que utiliza soluciones digitales para abastecerse de productos y servicios. Aunque el proceso de pago en origen incluye todo lo que figura en las definiciones de P2P, también implica el aprovisionamiento de productos y servicios.

Una solicitud de compra es un documento formal que se utiliza para adquirir algo que su empresa necesita. La solicitud de compra se presenta al director del departamento o al equipo de compras para iniciar el proceso de adquisición del bien o servicio. Los equipos de finanzas y contabilidad también utilizan la solicitud de compra a efectos de información y cumplimiento.

Las licitaciones permiten a las empresas encontrar los bienes y servicios que necesitan al mejor precio posible. A través del proceso de licitación, una organización puede solicitar ofertas de contratistas, proveedores o vendedores para las materias primas, equipos y otros productos necesarios para apoyar las funciones clave de la empresa y servir a los clientes internos.

Una solicitud de información (RFI – Request For Information) es un documento que anuncia un proyecto, describe lo que implica y solicita ofertas de contratistas cualificados para llevarlo a cabo. En esencia, una RFI es un documento de comunicación. Indica a los posibles proveedores lo que se quiere comprar y lo que se espera en términos de entrega, personalización o requisitos de servicio.

Una solicitud de presupuesto (RFQ – Request For Quotation), a veces también conocida como invitación a licitar (IFB), es un documento en el que se pide a los proveedores que faciliten cotizaciones para la realización de una tarea o proyecto. Algunas empresas envían peticiones de oferta como solicitudes independientes o como parte del proceso de solicitud de propuestas (RFP).

El mapeo de compras es un análisis detallado de todo el proceso de compra, incluidos los flujos de trabajo, las relaciones entre las distintas etapas y los puntos de control, con el fin de identificar oportunidades de mejora y optimización.

La digitalización de las compras implica el uso de tecnologías digitales para automatizar y optimizar los procesos de compra. Esto incluye el uso de sistemas de gestión de compras, plataformas de contratación electrónica y herramientas de análisis de datos para mejorar la eficiencia, la transparencia y la toma de decisiones en las actividades de compra.

La gestión por categorías es un enfoque de la organización de las compras que se centra en áreas específicas de gasto. Este proceso segmenta estratégicamente el gasto en áreas con productos similares o relacionados.

La compra centralizada es la práctica de consolidar todas las compras de una organización a través de un único equipo de compras. El equipo central de compras trabajará con otros departamentos de la organización para aprovechar las economías de escala comprando al por mayor y negociando precios más asequibles. Del mismo modo, las compras centralizadas se consideran una forma de simplificar y racionalizar las compras.

La definición de optimización de costes de Gartner es: «una disciplina continua centrada en el negocio para reducir gastos y costes al tiempo que se maximiza el valor empresarial». En pocas palabras, la optimización de costes trata de encontrar el mejor precio y las mejores condiciones para las compras empresariales, al tiempo que se estandarizan, digitalizan y automatizan aplicaciones, procesos y servicios para reducir costes.

La compra directa es quizá la función más importante de un equipo de compras, dado su impacto en el éxito de la empresa. Y aunque muchas organizaciones ignoran las compras indirectas en su detrimento, centrarse en las compras directas en tiempos de crisis es una estrategia empresarial sólida. Si no puede encontrar formas de reducir los riesgos y controlar los costes de su gasto directo, hay un fallo grave en sus operaciones.

Las compras indirectas se refieren a los suministros y servicios que mantienen la empresa en funcionamiento: categorías de gasto como instalaciones, servicios públicos, servicios de mantenimiento, recursos humanos y material de oficina.

Es posible que haya oído hablar de la gestión ajustada de proyectos o del desarrollo ajustado de software. Lean es un enfoque o filosofía que trata de maximizar el valor para el cliente minimizando los residuos. Lean se ha aplicado a todo, desde el coaching ejecutivo hasta el desarrollo de productos y, por supuesto, las compras.

Las compras estratégicas, también conocidas como aprovisionamiento estratégico, son el proceso de planificación para garantizar que los bienes y servicios necesarios para el éxito empresarial se obtienen a tiempo, según las necesidades y dentro del presupuesto. La compra estratégica implica optimizar cuidadosamente todo, desde la selección de proveedores, las condiciones de pago, la auditoría, la negociación de contratos y la adquisición de bienes y servicios.

La externalización de las compras consiste en confiar a un proveedor de servicios externo la gestión de algunas o todas las funciones de compra de la empresa, lo que permite a ésta concentrarse en actividades de mayor valor añadido.

Las compras MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones) cubren todas las piezas de mantenimiento utilizadas para reparaciones y para apoyar la producción dentro de una organización. Aunque es vital para las operaciones, MRO se considera parte del gasto indirecto.

Una central de compras es una organización o servicio centralizado que gestiona las compras en nombre de varias entidades o departamentos, logrando así economías de escala y mejorando las condiciones de compra.

Las compras codificadas hacen referencia al uso de códigos estándar para clasificar e identificar los artículos adquiridos, lo que facilita la gestión de las existencias, el seguimiento de los gastos y el análisis de los datos de compra.

Las compras no relacionadas con la producción implican la adquisición de bienes y servicios que no están directamente vinculados a la producción de los productos finales de la empresa, como material de oficina y servicios de limpieza.

Las compras de clase C se refieren a artículos de poco valor pero de gran volumen. Aunque suelen representar una pequeña proporción del presupuesto global, su gestión eficaz puede suponer un ahorro significativo.

La innovación en la contratación es un término amplio que puede abarcar muchas cosas diferentes. De hecho, los expertos del Public Spend Forum han identificado al menos cuatro aspectos diferentes de la «innovación en la contratación», que abarcan la tecnología, la estrategia, el proceso y el resto.

El análisis del gasto es el proceso de identificación de áreas en las que el aprovisionamiento puede reducir costes, mejorar el aprovisionamiento estratégico y, en última instancia, reducir el gasto en todo el proceso de aprovisionamiento.

Las compras directas se refieren al proceso de compra de materias primas y bienes para la producción, mientras que las compras indirectas se refieren a la compra de servicios o suministros necesarios para el funcionamiento diario de la empresa.

A medida que la tecnología transforma las compras, las empresas son más capaces de utilizar los datos para identificar y resolver las ineficiencias de su proceso de aprovisionamiento. Muchas organizaciones se centran este año en los gastos de cola: compras no gestionadas o fuera de libro que pueden lastrar rápidamente los resultados de una empresa.

Naturalmente, los gastos gestionados y no gestionados requieren enfoques diferentes. Los equipos de compras deben tratar simultáneamente de optimizar el gasto gestionado gestionando las relaciones con los proveedores, realizando compras estratégicas y supervisando el ciclo de compras para detectar ineficiencias. Al mismo tiempo, los equipos también deben identificar el gasto no gestionado e intentar reducir su impacto negativo.

El gasto inconformista – a veces denominado gasto no conforme – se refiere a cualquier compra que no siga las normas y procedimientos de compra establecidos por la organización. El gasto inconstante es el resultado de una elusión deliberada de los procesos de compra o de un error de compra que no se corresponde con las condiciones de compra negociadas previamente.

La consolidación de pedidos es la práctica de combinar pedidos de compra de varias unidades de su empresa. A partir de ahí, se puede enviar un único pedido a un proveedor capaz de cumplir todos los requisitos de ese pedido. Esto ahorra tiempo a la empresa, ya que evita tener que enviar varios pedidos de compra a varios proveedores.

Un centro de excelencia de compras (COE) es un equipo especializado que ofrece liderazgo, formación y apoyo para mejorar las buenas prácticas de compra en toda una organización.

La matriz de Kraljic es una herramienta estratégica utilizada en la gestión de compras para segmentar las categorías de compras según su impacto en los beneficios y su riesgo de suministro. Ayuda a las empresas a desarrollar estrategias de compra adecuadas clasificando los productos en cuatro categorías: no críticos, de apalancamiento, cuello de botella y estratégicos.

Una compra urgente es una compra no planificada, a menudo denominada «de emergencia» o compra única. Como con cualquier otro tipo de gasto, es importante mantener bajo control las compras de emergencia.

El gasto de cola suele definirse como el dinero que una empresa destina a compras que suponen alrededor del 80% del total de transacciones, lo que representa en torno al 20% del gasto de la empresa por volumen.